Publicación y gestión electrónica de manuscritos en Revista Científica Ciencia Médica: un paso adelante

Zuan P. Copana-Olmos, Gustavo A. Baumann-Pinto

...La publicación electrónica es una forma superior de publicación soportada en medios electrónicos y que apoyada en las posibilidades de los programas modernos para el tratamiento y acceso de la información ofrecen vastas facilidades de interacción hombre/publicación de manera local o mediante el uso de redes de comunicación.

Por la experiencia adquirida sabemos que un sistema on-line nos da la ventaja de interactuar directamente con el autor mediante esta plataforma y de tener una visibilidad real del artículo en revisión, es por esa razón que decidimos aprovechar al máximo las herramientas que proporcionan las nuevas tecnologías de la información, optimizando la utilización de recursos. El sistema para la gestión electrónica, por la que se optó para la revista fue la plataforma Open Journal Systems, que es un software libre, para la gestión y publicación de revistas que nos proporciona grandes ventajas y supone una transformación de gran complejidad en la forma de trabajar de los autores, evaluadores y editores, donde el autor podrá ver directamente el estado de su manuscrito y podrá interactuar con el editor de área en el caso de algún error, mejorando la calidad de los manuscritos enviados y publicados, además de acelerar el proceso de revisión por pares. Esta posibilidad de interacción es una de las ventajas más importantes de la publicación electrónica la cual enriquece las funciones de comunicación y de difusión de información de toda publicación. Entre las múltiples prestaciones, se encuentra el envío de manuscritos directamente al portal web representando un ahorro del autor en la impresión de copias, además de registrar correctamente a cada uno de los autores. La asignación de revisores mediante acceso al portal web; donde los revisores solo podrán ver el manuscrito completo, si se comprometen a aquello. Además de automatizar distintos pasos del proceso de publicación, como ser el envío de congos electrónicos recordatorios y/o confirmatorios sin intervención. Justificar la implementación de dicho sistema se basa en los siguientes puntos. Si bien, la difusión y visibilidad se ve ampliamente facilitada con las indizaciones, hasta cierto punto solo llegamos a tener lectores internacionales (reflejado por las múltiples solicitudes de suscripción a nuestra revista); el alcanzar autores internaciones representa un serio desafío que se relaciona estrechamente con la facilidad para el envío de manuscrito, que claramente nos limitaba el sistema físico de recepción de manuscritos. Facilitar al máximo la recepción mediante la adopción de un sistema electrónico, fue el principal motivo para este proyecto. Esperamos de este modo aumentar el flujo de manuscritos recibidos desde otros puntos geográficos. Otro punto fueron los constantes retrasos en el proceso editorial, tanto en el proceso de revisión por pares y el envío de correcciones por los autores, lo que lamentablemente resulta ser el parámetro definitivo a la hora de elegir un manuscrito a otro para su publicación. El hecho de enviar manuscritos a los revisores, requiere un gasto en impresión de copias, y por otro lado, en muchos casos los revisores pierden los manuscritos. Mediante el sistema electrónico, se obtiene un ahorro considerable en los gastos de impresión, puesto que estos no se requieren, y además se evitan pérdidas de manuscritos por parte de los revisores. El revisor recibe inmediatamente el manuscrito, siempre y cuando acepta y se comprometa a realizar dicha tarea, mediante un correo electrónico enviado de manera automatizada con un enlace de confirmación. El éxito de este recurso dependerá de la adaptación y aceptación del sistema de los revisores, que a nivel internacional es conocido y de uso rutinario, pero en nuestro medio representa un serio desafío.

Debido a estos cambios, vimos necesario modificar nuestras normas de publicación para adaptarlo a las singularidades del sistema electrónico; las nuevas normas actualizadas en diciembre de 2010, hacen énfasis en el aspecto ético de la publicación. El PDF puede descargarse desde el portal web disponible en www.rev-ccm.umss.edu.bo/index.php/rccm/manager/files/Recursos_para_usuarios/Normas_de_publicacin.pdf. El PDF contiene hipervínculos para la descarga de archivos adicionales, como ser los archivos en PDF de los documentos de consentimiento informado, la declaración de autoría y las plantillas DOT.

Si bien, con este sistema creemos que no se alterará de gran manera la percepción del autor sobre habitual proceso editorial, queda indicar a los autores que actualmente la recepción de manuscritos será mediante el portal web, aunque por este próximo año tendremos una recepción mixta tanto mediante el portal web como el sistema habitual de entrega física, para poder dar el tiempo suficiente para esta transición a los autores que permita adaptarse desde el sistema de gestión física a electrónica. Abandonar por completo la utilización de papel, será un proceso paulatino, esperando no encontrar mayores dificultades para la adaptación de los autores, revisores y editores al sistema on-line.

La revista ahora se encuentra disponible en www.rev-ccm.umss.edu.bo, gracias a la colaboración y financiamiento de la Dirección de Investigación Científica y Tecnológica (DY-CIT) de la Universidad Mayor de San Simón (UMSS), por eso mismo nuestro más sincero agradecimiento a esta institución que hizo posible este gran logro para nosotros. Puesto que nos gestionó un espacio y un dominio en los servidores de la UMSS.

Para la versión electrónica ya se cuenta con un ISSN electrónico además del de la versión impresa.

En resumen, la Revista Científica Ciencia Médica inicia una nueva etapa con la introducción de la revista on-line con el sistema electrónico Open Journal System, como una estrategia para poder categorizarnos como una revista internacional y ampliar nuestras metas de progreso.

Queda aún por cuantificar el impacto, que tendrá esta estrategia editorial en la mejora de la calidad, flujo y difusión de los manuscritos, además de los diferentes problemas por parte de los autores y revisores en este proceso de adaptación. El cual será motivo de análisis en futuras notas editoriales.

Correspondencia a:

Gustavo A. Baumann Pinto
ex Editor en Jefe, 2009—Revista Científica Ciencia Médica,
Estudiante de medicina, Universidad Mayor de San Simón. Cochabamba, Bolivia.