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INTRODUCCIÓN
Los sistemas intrahospitalarios de distribución de medicamentos, comprenden múltiples procesos en cadena (prescripción, transcripción, validación, preparación, distribución y administración)1,2, que involucra a diferentes personas como responsables de cada proceso3 lo cual hace al sistema vulnerable a la generación de errores de diversa naturaleza.4 En este contexto son habituales los errores de registro, entendidos como la inadecuada documentación de la información en los diferentes formularios ocasionados de manera involuntaria.5
Destacan por su frecuencia los errores de prescripción u omisión definidos como la ausencia de registro de: una dosis prescrita, la forma farmacéutica y la concentración de un medicamento6; mientras que los errores de comisión definidos como el registro de la forma farmacéutica no solicitada y/o una dosis no prescrita registrada por el servicio de internación y/o farmacia.7
Según la National Coordinating Counsil for Medication Error Reporting and Prevention (NCC MERP), los tipos de errores se agrupan en las categorías: A (sin presencia de errores) B-D (errores que no causan daño al paciente); E-H (errores con daño temporal al paciente) I (errores mortales)8; la generación de errores de registro aun cuando no tienen efecto sobre la salud de los pacientes, ocasionan un perjuicio económico al usuario y a la institución.9
Diferentes estudios reflejan como errores habituales en los sistemas de distribución intrahospitalaria de medicamentos a los errores de omisión y dispensación10-12, así como también a errores de transcripción13
Los diferentes tipos de errores presentan porcentajes variables en los diferentes servicios involucrados en el sistema intra hospitalario de distribución de medicamentos.14 En Bolivia, no existen estudios previos sobre este particular.
En este marco, se realizó el presente estudio con el propósito de conocer la generación de posibles errores durante el proceso de registro de datos en la cadena distribución intrahospitalaria de medicamentos del Instituto gastroenterológico Boliviano-Japonés de Cochabamba.
MATERIALES Y MÉTODOS
El presente estudio es una investigación de tipo observacional, descriptivo y transversal; desarrollado en los servicios de internación (en todos los turnos) y farmacia del Instituto Gastroenterológico Boliviano-Japonés, en Cochabamba durante el periodo 2015.
El universo de estudio estuvo constituido por la totalidad del personal del Instituto de Gastroenterología Boliviano-Japonés de Cochabamba.
La muestra estuvo conformada por personal de los servicios de enfermería (en el área hospitalización con 12 Lic. en Enfermería) y Farmacia (3 Lic. en Farmacia y 2 internos de Farmacia).
Se consideró como criterios de inclusión al estudio: el sistema de registro de datos de distribución de medicamentos de los servicios de enfermería (área de internación) y farmacia; como criterios de exclusión: el registro de datos del área médica y las otras áreas de enfermería.
El proceso de detección de errores se realizó mediante el empleo de una escala de valoración organizada en tres categorías (cumple, cumple parcialmente y no cumple) y consistió en la revisión del registro realizado en los formularios kardex, recetario/recibo y hoja de tratamiento en el servicio de internación, donde se evaluó 3 variables en formularios: Medicamento registrado, registro de la forma farmacéutica y dosis registrada; en relación con el registro de medicamentos dispensados en el servicio de farmacia, fueron evaluadas 2 variables: Registro de la forma farmacéutica del medicamento dispensado y registro de la dosis del medicamento dispensado; variables que permitieron la identificación de errores en ambos servicios.
Las consideraciones éticas del estudio están basadas en la declaración del Helsinki actualizadas al 2013. Los datos se manejaron de manera confidencial y no se hace referencia a la información personal de los pacientes (de cuyas historias clínicas se obtuvieron los datos), ni del personal de los servicios en los que se recolectó la información.
Análisis estadístico
Los resultados fueron expresados en porcentaje de frecuencias. El análisis estadístico se realizó mediante la prueba Test de proporciones asumiendo como hipótesis nula que las proporciones de las diferentes categorías son iguales. El nivel de significancia estadística fue de 0.05. Se utilizó el Software SPSS versión 20.
RESULTADOS
En el servicio de internación se identificó un error de tipo omisión en lo referente al registro de la forma farmacéutica, en los diferentes formularios. En este sentido, se evidenció la ausencia de registro de las formas farmacéuticas: comprimidos y frascos en el kardex de tratamiento. En cambio, la forma farmacéutica: inyectables , si bien estaba registrada en el kardex de tratamiento, la frecuencia de su registro no supera el 5% (Ver Figura 1). En el servicio de farmacia la frecuencia de registro de la forma farmacéutica: inyectables alcanza el 95%; por el contrario, el registro de las formas farmacéuticas: comprimidos y frascos presentan una frecuencia de registro menor al 10% (Ver Figura 1).
Figura 1. Errores de omisión. Registro de la forma farmacéutica en los formularios del servicio de internación y el servicio de farmacia. Datos presentados en porcentajes. 1=Servicio de internación; 2=Servicio de farmacia *Test de proporciones p=0.02. Fuente: Elaboración propia.
Errores de tipo comisión fueron identificados en el registro de la dosis en los formularios de los servicios de internación y farmacia (Ver Figura 2). En el servicio de internación se encontró una frecuencia de registro de dosis diferente en los formularios recibo recetario y hoja de tratamiento superior al 30% en comparación con el registro realizado en el formulario de kardex de tratamiento que no supera el 5%. En el servicio de farmacia igualmente se encontró una frecuencia de registro de dosis diferente del medicamento dispensado superior al 30% respecto a la frecuencia de registro en el formulario del medicamento solicitado que no alcanza al 10% (Ver Figura 2).
Figura 2 Errores de comisión. Registro de la transcripción de dosis igual o dosis diferente en los formularios del servicio de internación y del servicio de farmacia. Datos expresados en porcentaje. 1=Servicio de internación; 2=Servicio de farmacia. *Test de proporciones p=0.001. Fuente: Elaboración propia.
DISCUSIÓN
El proceso de registro de la información referida a la distribución y manejo de medicamentos que se lleva a cabo en los servicios de internación y farmacia, representa la evidencia documental de las diferentes actuaciones realizadas por el personal de ambos servicios y sirve también de mecanismo de comunicación técnica entre ambos servicios15. Sin embargo, el proceso de registro al ser un acto humano no está exento del riesgo de que se cometan errores como consecuencia de múltiples factores16.
Los errores encontrados en el sistema intrahospitalario de distribución de medicamentos en el presente estudio fueron errores de registro de tipo omisión y comisión en el proceso llevado a cabo en los diferentes formularios del sistema mencionado, por parte del personal de los servicios de internación y farmacia, que corresponden a la categoría B (errores que no causan daño al paciente) de la clasificación NCC MERP8.
El error de omisión encontrado en el registro de la información de distribución de los medicamentos en los formularios del servicio de internación (Ver Figura 1), corresponde a la ausencia del registro de la forma farmacéutica. La omisión del registro de esta información probablemente responde a una ausencia de normas básicas de registros en enfermería que regule esta actividad17, pero sobre todo responden a la relación inversa entre carga laboral y número de profesionales de enfermería que atienden el servicio de internación, con la consiguiente fatiga y disminución de la eficiencia laboral18,19. Sin embargo la generación de errores es un problema que afecta a todo el sistema de distribución de medicamentos por lo que debería ser abordado de manera intra- institucional mediante reportes anónimos20.
En el servicio de farmacia contrariamente a lo reportado en el servicio de internación, no se encontró errores de omisión en el registro de la información de distribución de los medicamentos en los formularios del servicio, a diferencia de un estudio previo que señala un alto porcentaje de este tipo de errores en el servicio5.
Los errores de comisión encontrados en el registro de la información de distribución de los medicamentos en los formularios de ambos servicios (Ver Figura 2), probablemente reflejan fatiga laboral con la consiguiente disminución de la eficiencia laboral y debería ser resuelto de manera intra-institucional 19,20, así como también una inadecuada planificación de los procedimientos de trabajo con la consiguiente generación de errores9,14,21.
A los errores de medicación les envuelve una amplia multicausalidad e intercausalidad, dentro de la cual las variables que más influyen en la comisión de errores son el insuficiente nivel de conocimientos y acceso a la información, coadyuvado por un contexto con problemas de comunicación, malas relaciones en el entorno laboral, excesiva presión asistencial, interrupciones del trabajo y una equívoca consideración de lo que constituye un error, agravado por la naturaleza urgente y crítica de las actuaciones profesionales en este ámbito22 En la dispensación de medicamentos, el recurso humano es de vital importancia y requiere de condiciones físicas adecuadas, así como educación y disposición para el trabajo, todo ello bajo la modalidad de mejoramiento continuo de la calidad (MCC) para lograr el éxito en sus gestiones. En este marco es posible implementar algunas herramientas que permitan mejorar las condiciones de trabajo y la velocidad de respuestas en la cadena del proceso de dispensación de medicamentos.23
La implementación de un sistema informático en los servicios de farmacia y enfermería, contribuye de manera indirecta a la satisfacción de los usuarios/pacientes, considerando el nivel de atención en salud, la complejidad de la institución, ya que se disminuyen los errores humanos asociados a los actuales procesos que son completamente manuales susceptibles a errores debido a su bajo control y seguimiento22.
CONCLUSIÓN
Los errores identificados con mayor frecuencia en el servicio de internación fueron de omisión y comisión en el proceso de registro de la información de distribución de los medicamentos en los formularios utilizados. En el servicio de farmacia el error identificado con mayor frecuencia fue el de tipo comisión.
